Seperti telah diuraikan dalam modul dasar-dasar
organisasi, organisasi dibentuk oleh sekumpulan orang karena ada tujuan yang
ingin dicapai. Tujuan itu tentunya harus mempunyai nilai tambah atau berdampak
positif bagi lingkungannya. Untuk mengarahkan organisasi mencapai tujuannya
maka harus dilakukan manajemen yang baik. Secara umum fungsi-fungsi dari
manajemen meliputi :
1.
Perencanaan (Planning)
terdiri dari tahapan-tahapan :
q
Penetapan visi dan
misi
q
Analisa lingkungan
eksternal dan internal (analisa SWOT)
q
Penetapan tujuan
jangka panjang, menengah dan pendek
q
Perancangan strategi
untuk mencapai tujuan
q
Perancangan program
sebagai penjabaran strategi
q
Penyusunan anggaran
Secara lengkap penjelasan mengenai tahapan-tahapan dari
perencanaan ini akan dibahas dalam modul perencanaan strategik. Namun demikian
dari tahapan-tahapan ini dapat kita lihat bahwa program yang baik biasanya
muncul jika perencanaan dibuat secara bertanggung jawab. Tidak akan terjadi
pengulangan atau penjiplakan tema program periode sebelumnya karena organisasi
yang baik selalu mengalami perkembangan dari satu periode ke periode yang
lainnya sehingga tema program yang dirancang tentunya berbeda dari tahun-tahun
sebelumnya. Proses penyusunan perencanaan yang baik tentunya memerlukan
beberapa persyaratan seperti alokasi waktu yang khusus, lokasi yang mendukung,
keterlibatan penuh dari para pengurus organisasi, sarana yang memadai,
tersedianya data atau informasi yang dibutuhkan dan sebagainya. Hal penting
lainnya yang perlu diperhatikan adalah dalam penyusunan anggaran. Seringkali
terjadi anggaran pengeluaran yang disusun lebih besar dari dari anggaran
penerimaan, dengan harapan selisihnya akan ditutupi dengan sumbangan dari para
donatur. Tehnik seperti ini mungkin bisa digunakan untuk kepentingan proposal
program yang akan ditawarkan kepada para donatur. Akan tetapi sebagai dasar
bagi pelaksanaan program sebaiknya dibuat anggaran berdasarkan estimasi moderat
besarnya pemasukan yang akan diterima dari program tersebut. Setelah itu
anggaran pengeluaran disesuaikan dengan estimasi penerimaan dengan melakukan
berbagai upaya efisiensi dan menekan pos-pos pengeluaran yang tidak perlu atau
tidak relevan bagi program tersebut.
2.
Pengorganisasian
(Organizing)
Meliputi kegiatan-kegiatan diantaranya:
q
Menyusun struktur
organisasi dan deskripsi tugas masing-masing pengurus
q
Merekrut anggota yang
akan menjalankan program (diluar pengurus inti)
q
Mengatur kebutuhan sarana primer seperti
sekretariat, papan nama, telepon, meja kursi lemari serta sarana sekunder dan
tertier (mewah) seperti komputer, faksimile, motor/mobil dan sebagainya.
Struktur organisasi yang paling umum digunakan dalam
organisasi sosial adalah bentuk lini dan staf seperti bagan dibawah ini :
Jika bidang yang ada banyak sehingga akan menyebabkan
pengendalian menjadi lemah maka ketua umum dapat dibantu oleh beberapa ketua
atau wakil ketua seperti bagan dibawah ini.
Sentralisasi dan Desentralisasi
Dalam suatu organisasi yang sederhana
dimana bidang kerja yang dilakukan tidak banyak maka pola sentralisasi wewenang
masih merupakan pilihan yang baik. Dengan sentralisasi, pengendalian dapat
dilakukan dengan cermat oleh sang ketua organisasi dengan catatan ketua tersebut
merupakan individu terbaik dalam organisasi tersebut. Tetapi dalam organisasi
yang kompleks pola sentralisasi wewenang harus dikombinasikan dengan pola
desentralisasi wewenang. Untuk pekerjaan yang bersifat teknis dapat diserahkan
sepenuhnya kepada para bidang atau penanggung jawab program sedangkan untuk
masalah-masalah yang bersifat strategik tetap
menjadi kewenangan ketua. Dengan desentralisai diharapkan akan
menumbuhkan banyak kreativitas dalam pelaksanaan progran atau kegiatan
sedangkan masalah strategik contohnya adalah perubahan anggaran, penggantian
pengurus dan sebagainya.
0 komentar:
Posting Komentar