KOMUNIKASI EFEKTIF

I. Pendahuluan

            Semua orang ditempat beraktifitas, apapun profesinya, secanggih apapun keterampilan teknisnya, pasti akan berkomunikasi dengan yang lain. Dengan hanya memiliki keterampilan teknis saja tidak menjamin seseorang akansukses dalam berdakwah. Tanpa human skill, teknologi dan sistem akan menenggelamkan jama’ah kita sendiri. Oleh karenanya keterampilan berkomunikasi menjadi unsur yang sangat vital bagi semua pelaku dakwah. Kita semua mengetahui pentingnya komunikasi, tetapi sulit mendefinisikan komunikasi itu sendiri dengan jelas. Dengan memperhatikan secara seksama orang yang sedang berkomunikasi, kita akan mendapatkan petunjuk tentang cara berkomunikasi yang bagaimana yang berhasil, dan bagaimana yang tidak berhasil.

II. Proses Komunikasi. 

Adakalnya dalam berkomunikasi dengan orang lain, kita temukan gangguan-gangguan (Noises), yang secara umum terbagi menjadi 3 bagian yaitu :

1. Gangguan fisik : yakni gangguan yang datangnya dari luar atau lingkungan, yang membuat kita sulit untuk berkonsentrasi,  seperti : bising, ruangan penuh sesak/pengap, terlalu dingin, lapar dll

2. Gangguan fisiologis : yakni gangguan yang berhubungan dengan kondisi fisiologis tubuh, yang membuat kita sulit untuk berkomunikasi, seperti : cacat/tuli, sakit keras, sakit kepala/gigi dll.

3. Gangguan psikologis : yakni gangguan kejiwaan yang datang dari diri kita sendiri, seperti : gugup, tidak PD, egois, sombong dll.

a. Komunikasi tak terhindari (Communication is unavoidable)

Kita semua mengirim pesan melalui non verbal kita, walaupun kita tak mengucapkan sepatah katapun. Ekspresi wajah, postur tubuh, pakaian, ketidak hadiran kita pada suatu rapat penting, datang terlambat dll. Adalah mengkomunikasikan sikap kita ! oleh karenanya kita harus waspada terhadap sinyal yang tanpa kita sadari diterima dan diberi makna oleh orang yang melihatnya.

b. Komunikasi tidak dapat diubah (Communication is irreversible)

Adakalnya kita ingin menarik kembali kata-kata yang kita ucapkan, gerak tubuh dan wajah dll, tapi sayangnya hal tersebut tidak dapat dilakukan. Bila kata-kata dan perbuatan kita sudah terekam di benak seseorang, kita tidak akan dapat menghapusnya. Oleh karena itu kita harus menimbang kata-kata yang kita ucapkan, sikap yang kita tunjukkan dll terlebih  pada saat konflik yang sedang memanas.

c. Komunikasi adalah sebuah proses (Communication is a process)

Setiap ungkapan tidak mungkin ‘berdiri sendiri’, selalu ada hubungannya dengan apa yang kita pikirkan atau pengalaman masa lalu kita. Setiap pesan yang tersampaikan adalah bagian daru suatu proses.walaupun memahami komunikasi dapat memperlancar suksesnya seseorang dalam berhubungan dengan orang lain, tetapi tetap saja terkadang kita tidak mendapatkan seperti apa yang kita inginkan. Komunikasi yang efektif pun tidak dapat mengatasi semua masalah : Adakalanya kita mengerti satu dengan yang lain, tetapi tetap tidak setuju pendapat atau ide orang lain. Seorang komunikator yang efektif mengerti keterbatasan ini.

III. Jaringan Komunikasi

Orang-orang yang berkomunikasi dalam suatu organisasi, misalnya : halaqoh, membutuhkan suatu sistem untuk mengelola informasi yang masuk. Sistem tersebut dinamakan : Jaringan Komunikasi (Commucation Networks). Ada dua jaringan  Formal dan Informal.

Komunikasi Formal : Sistem yang didesain untuk menentukan siapa harus berkomunikasi dengan siapa untuk menyelesaikan suatu permasalahan/pekerjaan. Sistem ini akan membantu kita mengetahui siapa PIC (Person in Carge) yakni orang yang bertanggung jawab untuk suatu bagian atau bidang pekerjaan. Misal: su’un maali, su’un da’awi, ketua halaqoh dll. Komunikasi ini bergerak dengan 3 model : Keatas (UPWARD), kebawah (DOWNWARD) dan kesamping (HORIZONTALLY).

Penjelasan :

DONWARD : komunikasi yang disampaikan murobbi kepada mutarobbinya, ini meliputi :

-          instruksi melakukan pekerjaan dan alasannya (Instruction and rationale),

-          prosedur dan cara melakukannya (Procedure and Practise),

-          indoktrinasi (Indoctrination)

UPWARD : Komunikasi antara mutarobbi kepada murobbinya. Ini meliputi :

-          Apa yang sedang dikerjakan mutarobbi ( What subordinater are doing)

-          Masalah pekerjaan yang tak terpecahkan (Unsolved work problems)

-          Saran untuk peningkatan (suggestion for improvement)

-          Apa yang dirasakan mutarobbi tentang patner halaqohnya (feel in team)

HORIZONTALLY : disebut juga lateral communication, adalah komunikasi antar organ dalam suatu halaqoh dengan kedudukan yang setara. Tujuannya :

-          Koordinasi pekerjaan (task coordination)

-          Memecahkan masalah (problem solving)

-          Berbagi informasi (sharing information)

-          Penyelesaian konflik (Conflict resolution)

-          Membina hubungan (building rapport)

Komunikasi informal : adalah sistem yang menonjolkan interaksi antar kader dengan berdasarkan persahabatan (ukhuwwah). Komunikasi ini tidak dipengaruhi oleh tempat, ruang  dan waktu. Serta dalam beberapa kondisi terbukti efektif untuk menyelesaikan masalah dan pekerjaan (misal : lobbi-lobbi dll)

 Penyerapan Komunikasi :

55 % nonverbal (bahasa tubuh, ekspresi wajah, gerak gerik, pakaian dll)

38 % suara (sound)

7 % kata-kata

Sumber : Jane’s Academe Research

III. Presentasi

Adalah bagian dari upaya komunikasi, dimana seseorang mencoba menerangkan (berkomunikasi) dengan cara memaparkan (mempresentasikan).

Hal yang mempengaruhi efektifitas presentasi adalah PERSIAPAN.

1.      Hal yang paling awal untuk dipersiapkan untuk melakukan presentasi adalah

meyakinkan diri dengan pertanyaan berikut:

-          Bahasan atau tema apa yang akan saya sampaikan ?

-          Seberapa luas cakupan bahasan yang harus saya sampaikan dan berapa waktu yang tersedia ?

-          Dapatkan saya membuat daftar poin-poin utama dari seluruh bahasan yang akan saya sampaikan ?

-          Sudahkan saya mendapatkan cukup bahan (informasi) untuk mensupport bahasan yang akan saya sampaikan, seperti: data, argumentasi, contoh, dalil, kasus dsb ??

2.      Mengetahui medan presentasi: siapa dan bagaimana karakteristik audience, berapa jumlah mereka, bagaimana struktur kelas dan tata ruang yang tersedia, fasilitas presentasi yang ada, serta waktu presentasi. Dengan mengetahui medan ini, paling tidak ada kesiapan antisipatif baik psikologis maupun teknis.

3.      Menyiapkan alur dan struktur bahasan dengan mempertimbangkan waktu yang tersedia. Sebaiknya dilakukan persiapan rancangan alur pembahasan dalam draft yang ditulis dalam satu lembar kertas. Rancangan ini membantu menjaga sistematika dan efisiensi presentasi, sehingga tidak ‘terjebak’ membahas sesuatu yang jauh melenceng dari topik bahasan.

4.      Menentukan cara dan media yang akan digunakan. Pada intinya, gunakanlah cara dan media yang paling komunikatif dan mudah difahami. Bila topik bahasan seputar konsep-konsep dan pengertian, maka pendekatan verbal menjadi pilihan yang memadai. Membuat makalah yang sistematis, jelas urut-urutan dan poin-poin bahasan menjadi tuntutan pokok. Apalagi bila disertai dengan ringkasan makalah yang disajikan di awal atau di akhir bahasan. Bila pokok bahasan menyangkut suatu kajian sebab-akibat, atau suatu proses (kejadian) pendekatan visual dengan gambar-gambar grafis yang relevan akan sangat membantu mempercepat pemahaman peserta didik.

IV. Kiat-kiat Presentasi yang menarik

Agar presentasi menarik, hendaknya dilakukan hal-hal berikut:

1.      Structure. Hendaknya bahan yang akan disampaikan tersusun secara sistematis dengan alur yang jelas dan mudah difahami. Bila bahan yang akan disampaikan sangat padat dengan masalah konsepsional dan teoritis, susunlah dengan bentuk sebagai berikut:

1. Pengantar:       -     membangkitkan perhatian dan minat peserta

-          memaparkan ikhtisar materi bahasan

b. Bagian utama:   -    sejumlah judul utama (main points)

-          beberapa sub judul

c. Kesimpulan:      -    butir-butir atau catatan penting

                              -    diskusi dan pertanyaan

2.      Simple. Sampaikan penyajian dengan mudah dan tidak berbelit-belit. Hindari istilah-istilah yang sulit difahami, Gunakan kalimat-kalimat yang pendek, jelas dan bervariasi. Penyajian jadi sangat membosankan apabila penyaji sering menggunakan istilah-istilah yag berulang-ulang. 

3.      Surprise. Kesuksesan penyajian seringkali tergantung di titik awal penyampaian. Apabila kesan pertama penyajian menggoda, maka selanjutnya menjadi terserah anda. Oleh karena itu mulailah penyajian bahasan dengan sesuatu yang mengejutkan, memancing perhatian atau mengundang minat dan keseriusan. Gunakan kasus, data, gambar, games ataupun cerita mengenai sesuatu yang relevan dengan topik bahasan.

4.      Support. Penyajian akan sangat menarik dan meyakinkan serta mudah difahami apabila disertai dengan ilustrasi dan hala-hal yang menunjang. Lengkapilah setiap sub bahasan dengan ilustrasi yang memadai dan relevan dalam bentuk kasus, contoh aplikatif, data dan fakta, dalil.

5.      Shape. Penyajian akan menjadi enak dilihat apabila disampaikan dengan model tampilan hand out, skema, matriks atau grafis yang yang jelas, mudah dan menarik. Bentuk ini akan mempermudah pemahaman pada topik-topik bahasan yang padat dan kompleks.

6.      Style.  Gaya menyampaikan sungguh akan mempengaruhi keberhasilan penyampaian. Bila penyaji hanya duduk dan berbicara dengan nada yang datar atau monoton tentu  akan sangat membosankan. Sebaiknya gaya penyampaian dilakukan dengan berbagai variasi gaya: kadang duduk, berdiri, jalan, menyapa dengan nada bicara yang ekspresif serta penuh semangat.

7.      Smart-smile.  Penampilan yang menarik hendaknya juga dipertimbangkan dalam menyampaikan sesuatu kepada sejumlah pendengar. Seringkali kesan pertama penyajian justeru muncul dari penampilan fisik si penyaji: pakaian, kerapihan dan kebersihan serta wewangian. Penampilan yang menarik akan menjadi optimal manakala dalam proses penyampaian, tercipta hubungan dan suasana yang interaktif antara penyaji dan pendengar. Munculkanlah suasana akrab dan hangat melalui teguran, sapaan, senyuman, pertanyaan, meminta tanggapan ataupun  komentar mereka.

8.      Show. Usahakanlah menggunakan media dan atau alat peraga yang memadai. Apakah dalam bentuk makalah, hand-out, flipp chart, papan tulis, transparancy-sheet, slide. Artinya, jangan hanya menggunakan lembar text-book yang merupakan bagian dari referensi yang digunakan. 

9.      Stop.  Berhenti sejenak dengan joke atau selingan-selingan segar untuk memelihara konsentrasi dan perhatian pendengar, terutama apabila bobot topik bahasan berat dan sulit.  

10.  Summarize. Menentukan akhir presentasi yang mengesankan. Kiat menutup presentasi menjadi sangat menentukan keberhasilan menyampaikan bahasan. Presentasi hendaknya diakhiri dengan merangkum kembali secara utuh pokok bahasan yang telah disampaikan, sambil terus memberi kesempatan kepada audience untuk memperjelas hal-hal yang terlewat.